某建筑集團(tuán)公司流程優(yōu)化項(xiàng)目紀(jì)實(shí)

客戶行業(yè) 建筑行業(yè)

 

問題類型 審批流程

 

客戶評(píng)價(jià)
 

長(zhǎng)期以來，文件審批時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低一直是困擾我們的一個(gè)頭疼難題。為了從根本上解決這個(gè)難題，我們特意邀請(qǐng)北京華恒智信人力資源顧問有限公司進(jìn)駐企業(yè)，開展工作流程規(guī)范項(xiàng)目。華恒智信專家團(tuán)隊(duì)通過對(duì)企業(yè)的詳細(xì)調(diào)研和分析，提出了建立信息共享平臺(tái)、實(shí)施牽頭部門負(fù)責(zé)制以及定期例會(huì)制度等解決方案。方案針對(duì)性強(qiáng)，可立即落地實(shí)施，非常有價(jià)值。

 

在3個(gè)多月的項(xiàng)目合作中我們同時(shí)深深感受到了諸位咨詢老師們的專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)、勤奮的工作作風(fēng)和為顧客負(fù)責(zé)的服務(wù)精神，項(xiàng)目組組長(zhǎng)為了更有效的推進(jìn)本項(xiàng)目的進(jìn)行，帶領(lǐng)項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)結(jié)合我們企業(yè)的實(shí)際，通過不斷診斷、溝通問題，對(duì)癥下藥，通過辛勤地工作和多次加班，找出了適合我公司管理改革的措施。

 

在此，我們對(duì)北京華恒智信公司能夠培養(yǎng)出這樣高素質(zhì)、專業(yè)化的老師表示感謝，也對(duì)項(xiàng)目組老師們對(duì)本公司的辛勤付出表示衷心的感謝！

 

——山東某建筑企業(yè)總經(jīng)理

 

客戶背景及現(xiàn)狀問題
 

山東省某大型建筑企業(yè)，是一家集土木工程建筑、勘察科研設(shè)計(jì)、房地產(chǎn)開發(fā)于一體的大型企業(yè)集團(tuán)，是山東省內(nèi)知名企業(yè)，具有先進(jìn)的施工技術(shù)及一流的施工隊(duì)伍。

 

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)內(nèi)部的一些管理問題逐漸顯現(xiàn)。作為一家以建筑施工為主體的企業(yè)，施工組織設(shè)計(jì)及專項(xiàng)施工方案的審批是施工過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。由于對(duì)這些內(nèi)容的審批是需要幾個(gè)部門共同來完成的，這樣在審批過程中，當(dāng)基層單位將施工組織設(shè)計(jì)上報(bào)之后，就需要在一個(gè)部門審批完之后，再轉(zhuǎn)到另一個(gè)部門，這樣依此類推，直到最后審批完成，往往會(huì)延遲很長(zhǎng)時(shí)間，如果過程中發(fā)現(xiàn)一些問題的話，還需要重新返給基層單位進(jìn)行修改完善，然后再進(jìn)行上述流程環(huán)節(jié)，整體工作效率大大降低。基層單位抱怨審批部門審批太慢，耽誤工期，審批部門發(fā)牢騷指責(zé)審批東西太多，是其他部門審批太慢，輪到自己這里自然也就會(huì)延遲了，總之，各有各的理，對(duì)于這種現(xiàn)象，該企業(yè)管理人員也采取了很多方法，如加強(qiáng)對(duì)審批人員的考核，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)審核完成，但是效果依然不明顯，審批過程還是拉了很長(zhǎng)的戰(zhàn)線（具體審批流程詳見下圖）。到底問題的根源在哪里呢？如何有效地加以解決呢？該企業(yè)的管理人員陷入深深的思索之中。

 

華恒智信問題解讀及解決方案
 

從上述問題可以看出：該企業(yè)出現(xiàn)了“文件旅游”現(xiàn)象。所謂“文件旅游”現(xiàn)象，通俗地講指的就是一份文件從提出部門到最終的審核部門需要經(jīng)過很多的部門，歷經(jīng)很長(zhǎng)的時(shí)間，就像參加了一次長(zhǎng)途旅行，在經(jīng)過層層把關(guān)之后才最終完成。“文件旅游”現(xiàn)象，其實(shí)就是在過一道道的“權(quán)力關(guān)”，當(dāng)某一事項(xiàng)每過一個(gè)部門，都會(huì)“遭遇”到“嚴(yán)重的審視目光”和“細(xì)小的利益考量”。對(duì)于“利益考量”姑且不談，但是不管什么理由總會(huì)“耽擱”一段時(shí)間，這是造成工作效率低下的直接原因。

 

經(jīng)過與該企業(yè)相關(guān)部門管理人員的認(rèn)真溝通交流，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)認(rèn)為出現(xiàn)這種問題的原因主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

 

 

1、承擔(dān)該項(xiàng)工作，即承擔(dān)施工組織設(shè)計(jì)與專項(xiàng)施工方案審批的主牽頭部門主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)，在辦理事項(xiàng)過程中沒有嚴(yán)格的時(shí)間和頻次限制，導(dǎo)致基層單位辦理手續(xù)非常緩慢，效率低下；

 

2、在審批過程中，采取的是紙質(zhì)版的文件的傳遞審批，導(dǎo)致審批過程只能是逐一部門進(jìn)行，所需審批文件的基層單位需要往返于各個(gè)相關(guān)部門之間來辦理審核手續(xù)，進(jìn)度緩慢；

 

3、不同部門對(duì)于審批的重點(diǎn)不同，對(duì)于一些例外事項(xiàng)的審批可能存在不同意見，沒有約定共同的時(shí)間來討論溝通，致使時(shí)間延誤。

 

針對(duì)所存在的問題以及出現(xiàn)問題的原因分析，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)建議在審批環(huán)節(jié)中以及對(duì)于“文件旅游”現(xiàn)象的解決措施為（如下圖所示）：

 

 

1、建立信息共享平臺(tái)。通過電子辦公系統(tǒng)來提高工作效率，排除逐一審批的情況，使得不同部門的審批程序可以同時(shí)進(jìn)行。 

 

2、采取牽頭部門負(fù)責(zé)制。對(duì)于牽頭部門，要提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，并對(duì)完成事項(xiàng)有嚴(yán)格的時(shí)間和頻次限制，確定不同部門的審批進(jìn)度，提高審批效率。

 

3、實(shí)行定期例會(huì)制度。牽頭部門要定期組織各個(gè)相關(guān)部門召開溝通會(huì)議，及時(shí)將過程中所發(fā)現(xiàn)的問題予以解決，保證各部門間的信息交流順暢。

 

“文件旅游”現(xiàn)象是企業(yè)中經(jīng)常存在的現(xiàn)象，這與企業(yè)的審批流程息息相關(guān)，通過企業(yè)電子信息系統(tǒng)的完善、審批流程的優(yōu)化，再加之人員的主動(dòng)性和責(zé)任感，自然就可以杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生，從而提高工作效率。