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總經(jīng)理必備管理能力:時間管理

2018-09-08 09:58  來源:http://m.sustainablelifeonearth.com/  閱讀:

優(yōu)秀的經(jīng)理和不稱職的經(jīng)理之間的效率往往有天壤之別。這并不是因為兩者在經(jīng)營能力上有高低之分,而是 因為在時間管理方面存在著差距◊總經(jīng)理是企業(yè)的核心人物,處于企業(yè)的樞紐地位,能否對時間進(jìn)行有效管理,不僅會 影響其自身的效率,也會影響到員工的辦事效率甚至整個企業(yè)的發(fā)展。因此,時間管理是總經(jīng)理必備的能力之一?偨(jīng)理 應(yīng)該要求有關(guān)部門制訂較為詳細(xì)的工作計劃,幷使之成為一種工作習(xí)慣,使工作時間得到合理的安排。
對于總經(jīng)理而言,優(yōu)化自己的時間,對時間進(jìn)行有效管理,就要具有以下幾方面的能力。
(1)確立工作目標(biāo),有效規(guī)劃時間
在雁陣中,要想飛到目的地,領(lǐng)頭的大雁必須做到目標(biāo)專一,始終帶領(lǐng)雁陣朝著明確的方向飛行,才能使雁群最 省時省力地達(dá)到目標(biāo)。總經(jīng)理在企業(yè)中扮演的正是頭雁的角色◊因此,總經(jīng)理必須對企業(yè)的目標(biāo)有充分的把握,目標(biāo)是總 經(jīng)理“用時之道”的基礎(chǔ)?偨(jīng)理既是時間的決策人,同時又承擔(dān)著實現(xiàn)目標(biāo)的責(zé)任,一定要做到心中時刻有目標(biāo),幷且 根據(jù)工作目標(biāo)科學(xué)地對自己的時間進(jìn)行規(guī)劃。
第一,為工作設(shè)定優(yōu)先順序。認(rèn)真記錄一下自己某一段時間的工作安排,在此基礎(chǔ)上分析自己的時間,最后按照 工作的輕童緩急來進(jìn)行排隊。把工作分為童要、次要、一般三種類型,童要的要親手抓;次要的可以安排給值得信任的下 屬來負(fù)責(zé),只需定時過問一下;一般的可以暫時放一放。為工作設(shè)定優(yōu)先順序,能夠有效避免時間的浪費(fèi),把最多的時間 分配到最有價值的事情上,使最童要、最緊急的工作能夠得到時間的保證,把時間真正花在“刀刃”上。
第二,制定合理的工作時間表?偨(jīng)理應(yīng)該用戰(zhàn)略哏光來規(guī)劃自己的時間,最簡單的方法就是制定工作時間表, 按照預(yù)先的時間分配有計劃地開展工作,從而使時間安排更加優(yōu)化。
制定工作時間表時,要注意以下幾個方面:首先,要優(yōu)先列出開展童要工作的時間。對于企業(yè)而言,每年都需要 完成幾件至關(guān)重要的任務(wù)。因此,總經(jīng)理在進(jìn)行時間管理的時候要有所側(cè)重◊工作時間的安排要充分考慮到各種客觀條 件和自身的情況,使之切實可行,合理優(yōu)化。其次,經(jīng)常性的工作在時間分配上要盡量固定。把每年都要定期開展的一些 工作在時間上固定下來,使得負(fù)責(zé)此事的員工能夠事先有所準(zhǔn)備,做起來更熟練、更方便,從而使時間利用更合理。最 后,在安排時間表的時候要留有一定的余地,以便應(yīng)付突發(fā)事件。
(2) 善于節(jié)約時間,發(fā)揮工作實效性
科學(xué)家雷巴柯夫曽經(jīng)這樣說過:“用分來計算時間的人,比用時來計算時間的人,時間多59倍。”善于把時間分 配得更為精密的總經(jīng)理,所發(fā)揮的工作實效性也往往會比別人更髙。一方面做事要講究速度,當(dāng)斷即斷,充分抓住時機(jī); 另一方面要注童單位時間的效用,講究時間的有效價值,使單位時間創(chuàng)造出盡可能髙的效益。
總經(jīng)理要發(fā)揮工作實效性,就必須善于節(jié)約時間。
首先,提高日桐的利用率?偨(jīng)理每天都有很多事情要處理,往往會感到時間安排得很滿,甚至不夠用,稍不注 意就會陷入事物堆中。這就要求總經(jīng)理一定要盡量避免浪費(fèi)時間,如紀(jì)律觀念差;開會時間過長;多數(shù)人等少數(shù)人;作報 告拖沓、啰嗦;制度不健全,職責(zé)不清;相互扯皮,人浮于事等。另外,總經(jīng)理要盡可能把一次可完成的相聯(lián)的幾件事放 在同一時間里去做,把互補(bǔ)的幾件事穿插來做,減少工作的空隙,提髙時間的利用率。
其次,為下屬制定明確的時間要求?偨(jīng)理的時間管理不僅與自己有關(guān),更與下屬的工作密切相關(guān),而且還會受 到下屬工作效率以及工作時間的影響和制約。因此,總經(jīng)理在為下屬分配工作的時候,要有明確的時間規(guī)定,提出嚴(yán)格要 求,并經(jīng)常檢查工作完成的進(jìn)度,才能保障工作的時效性。在企業(yè)內(nèi)部建立適當(dāng)?shù)莫剳椭贫,也不失為保障時間的一種好 方法,對于那些按時完成或者提前完成工作任務(wù)的員工可以給予相應(yīng)的表彰和獎勵;對于那些拖延時間或者不能按時完成 工作任務(wù)的員工則要給予批評和懲罰。
再次,把握今天,童視現(xiàn)在。髙效的總經(jīng)理往往都是有著強(qiáng)烈時間意識的人,懂得抓住“今天”,努力在“今 天”。而那些把時間寄托在“明天”的人是很難有所成就的。
(3) 生活規(guī)律,系統(tǒng)優(yōu)化時間
現(xiàn)代生物學(xué)掲示,每個人都有自己的“生物鐘”,每個人的生理狀況都存在著周期性的變化,在周期的不同階 段,反應(yīng)能力和機(jī)體水平也因人而異。因此,總經(jīng)理應(yīng)該逐漸摸索出自己的生物鐘,記錄自己每天辦事最有效率、精力最 為豐沛的時間,總結(jié)出一套工作規(guī)律,盡量用精力最充沛的時間去做最童要的工作,把那些次要的工作放在自己精力稍微 欠佳的時候去做。如果總經(jīng)理不善于根據(jù)自己的生物鐘來系統(tǒng)地安排工作,不能合理利用時間,就會使自己的工作效率大大降低。雖然終日忙碌,但仍事不能盡其善,最終會因此影響企業(yè)的整體效率。
另外,總經(jīng)理還要掌握“有張有弛”的用時之道。一個人的精力總是有限的,不可能永遠(yuǎn)精力旺盛,疲倦是在所 難免的。要在有限時間里處理更多的事務(wù),只靠時間戰(zhàn),是收效不大的?偨(jīng)理要使自己在工作時間保持充沛精力,高效 率地做好工作,就必須懂得在適當(dāng)?shù)臅r候放松自己,通過輕重工作的搭配,通過工作與休息相結(jié)合的方式來提髙時間的利 用率。

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