總經(jīng)理必備管理能力：會(huì)議管理

會(huì)議是管理者進(jìn)行管理工作必經(jīng)的媒介，是每個(gè)管理者都必須重視的問(wèn)題。美國(guó)國(guó)際決策中心曽經(jīng)對(duì)全球3000家 大型企業(yè)的首席執(zhí)行官進(jìn)行調(diào)查研究，結(jié)果表明，這些領(lǐng)導(dǎo)者有80%的工作時(shí)間都消耗在會(huì)議方面。由此可見(jiàn)，總經(jīng)理如 果不具備一定的會(huì)議管理能力，將會(huì)在很大程度上降低自己的工作效率，影響對(duì)企業(yè)的管理。

要進(jìn)行有效的會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，首先要清楚究竟是什么原因造成會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果�？梢詮臅�(huì)議 的進(jìn)行方式和內(nèi)容著手，從人、事、B衣地等因素去思考，并征求相關(guān)人員的意見(jiàn)，進(jìn)而找出導(dǎo)致會(huì)議無(wú)效的原因。

(1) 會(huì)議目標(biāo)不清楚

總經(jīng)理召開(kāi)會(huì)議的目的可以分為很多種，比如信息交流、頂目執(zhí)行追蹤、政策宣示、訊息告知、研討、聽(tīng)取報(bào)告 等。在舉行會(huì)議之前，總經(jīng)理一定要清楚召開(kāi)這次會(huì)議的真正目的及想要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)。

(2) 沒(méi)有進(jìn)行議程設(shè)置

議程的設(shè)置直接影響會(huì)議預(yù)期目標(biāo)的達(dá)成。如果總經(jīng)理沒(méi)有進(jìn)行議程設(shè)置而匆忙召開(kāi)會(huì)議，那么，在會(huì)議過(guò)程中 就會(huì)導(dǎo)致與會(huì)者各說(shuō)各話，漫無(wú)目的。因此，不管會(huì)議形態(tài)是怎樣的以及時(shí)間長(zhǎng)短如何，都應(yīng)盡早做好議程設(shè)置，使會(huì)議 更快地進(jìn)入主題，讓參與者明白自己所需扮演的角色。

(3) 參與者不明角色功能

被通知參加會(huì)議的員工，不知自己為何被列為出席者，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容以及自己要做哪些準(zhǔn)備都不太明確。正是因 為他們沒(méi)有預(yù)先知曉自己的角色，也就不可能在會(huì)議上活躍起來(lái)，更不能及時(shí)響應(yīng)會(huì)議的內(nèi)容。因此，總經(jīng)理在召開(kāi)會(huì)議 的時(shí)候，應(yīng)該事先將會(huì)議主題告知與會(huì)者，讓與會(huì)者明確該扮演的角色。

(4) 意見(jiàn)得不到尊重

身為會(huì)議負(fù)責(zé)人，總經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，如果總經(jīng)理偏聽(tīng)某些人的意見(jiàn)，對(duì)其他人所提意見(jiàn)故意忽略 或敷衍而不予理睬，那么，會(huì)議就會(huì)流于形式，甚至偏離主題，達(dá)不到預(yù)期效果。這樣的運(yùn)作方式是不可取的。
(5) 沒(méi)有記錄及追蹤系統(tǒng)

沒(méi)有對(duì)會(huì)議討論的過(guò)程及最后達(dá)成的決議作相關(guān)記錄，也沒(méi)有納入追蹤系統(tǒng)，導(dǎo)致決議的事頂?shù)降子袥](méi)有得到 執(zhí)行、執(zhí)行狀況如何沒(méi)有數(shù)據(jù)可查，也就不能對(duì)執(zhí)行的過(guò)程作回饋和修正。

(6) 議而不決

會(huì)議過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)整理、統(tǒng)合不同的意見(jiàn)，雖經(jīng)過(guò)各方的討論卻不能做出決議。

總經(jīng)理想要提高自己的管理能力，必須重視這些常見(jiàn)的問(wèn)題。只有正視導(dǎo)致會(huì)議未達(dá)預(yù)期效果的原因，才能找到 解決方案，讓會(huì)議真正產(chǎn)生效力。

對(duì)于總經(jīng)理而言，對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理，根本可行的途徑是打造有效的會(huì)議管理體系。

第一，使會(huì)議時(shí)間與企業(yè)運(yùn)營(yíng)節(jié)奏保持一致。會(huì)議是總經(jīng)理進(jìn)行管理的一種手段，而在企業(yè)當(dāng)中，管理是為業(yè)務(wù) 服務(wù)的。因此，總經(jīng)理在召開(kāi)會(huì)議的時(shí)候，必須使會(huì)議時(shí)間與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的節(jié)奏保持一致，在業(yè)務(wù)活動(dòng)的密集期應(yīng)合理地避 開(kāi)會(huì)議安排，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

總經(jīng)理需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，把握企業(yè)運(yùn)營(yíng)的規(guī)律。通常以一年為周期來(lái)總結(jié)運(yùn)營(yíng)的規(guī)律。

第二，避免臨時(shí)會(huì)議，對(duì)經(jīng)常性的會(huì)議進(jìn)行合理計(jì)劃。對(duì)于一家企業(yè)而言，過(guò)多的臨時(shí)會(huì)議，會(huì)對(duì)該企業(yè)會(huì)造成 很大的損害。因?yàn)榕R時(shí)會(huì)議的召開(kāi)往往意味著突發(fā)事件的出現(xiàn)，它會(huì)打亂所有與會(huì)人員原有的安排，進(jìn)而打亂企業(yè)內(nèi)部的 管理，影響到具體業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)。因此，總經(jīng)理必須盡量減少本可以提前預(yù)期的突發(fā)事頂，削減臨時(shí)會(huì)議出現(xiàn)的次數(shù)。此 外，還應(yīng)該思考如何把一些事頂安排得更有計(jì)劃性，把能提前考慮清楚的會(huì)議提前計(jì)劃好。這樣，企業(yè)的各個(gè)部門就能夠 把時(shí)間提前安排出來(lái)，也便于提前進(jìn)行信息的收集和分析。

第三，在會(huì)議過(guò)程中，專注于決策。在會(huì)議過(guò)程中，總經(jīng)理要引導(dǎo)會(huì)議更多地專注于決策，而不是討論。英國(guó)的 吉百利史威士公司，曾經(jīng)對(duì)它的高層會(huì)議做出了兩頂小改動(dòng)，正是這不起哏的兩頂小改動(dòng)，卻大大提高了會(huì)議中決策的 質(zhì)量和速度：一是為了讓參加會(huì)議的人員盡早熟悉戰(zhàn)略議題，要求至少在開(kāi)會(huì)前5天將所有鬩讀材料分發(fā)給他們；二是在 鬩讀材料上附一張標(biāo)準(zhǔn)封面，標(biāo)明會(huì)議的目的一一分享信息、討論和辯論，還是行動(dòng)和決策，這樣便給標(biāo)為“行動(dòng)和決 策”的議題留出更多的時(shí)間。

第四，時(shí)間分配要符合企業(yè)發(fā)展需要。企業(yè)的發(fā)展是由多個(gè)業(yè)務(wù)部門協(xié)作共同完成的，因此總經(jīng)理對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng) 域的管理不能受個(gè)人喜好或其他原因的影響，而造成在各方面的時(shí)間分配不合理。在企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間，要確定合適 的會(huì)議頻率，既貫徹了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展童點(diǎn)，也避免了管理的盲點(diǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五，將決策執(zhí)行到底。成功的總經(jīng)理總是善于將資源配置與戰(zhàn)略審批聯(lián)系在一起，從而使決策能夠落實(shí)到行動(dòng)上。例如，在荷蘭銀行、加拿大鋁業(yè)公司，會(huì)議的決策結(jié)果是以一份正式的繢效合同呈現(xiàn)出來(lái)的，它明確指出了執(zhí)行決策 所需的資源（時(shí)間、人才和資金）以及管理層承諾實(shí)現(xiàn)的財(cái)務(wù)目標(biāo)，從而有利于決策的執(zhí)行。

會(huì)議管理是一頂極為復(fù)雜的工作，想要掌握會(huì)議管理的技巧決非一日之功。總經(jīng)理在日常的經(jīng)營(yíng)中應(yīng)該有意識(shí)地 鍛煉這方面的能力。