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麥肯錫卓越工作方法:三個時間管理技巧

2017-03-14 19:58  來源:http://m.sustainablelifeonearth.com/  閱讀:

年假在家讀完了《麥肯錫卓越工作方法》,我對于其中以下三個方面的時間管理技巧,有著極其深刻的印象,分享出來,和大家共同探討。
 
 
01 效能比效率更重要
 
效能:可以理解為做正確的工作;
效率:則可以理解為正確地做工作。
 
去年10月份,我手上有一些公益創(chuàng)投的項目需要申請,我花了2個晚上寫完項目計劃書,又用一天的時間反復(fù)打磨修改,自認為高效地順利完成了工作。
 
就在日期截止的那個晚上,時鐘還有不到半個小時就要跳轉(zhuǎn)過0點。
 
我隨手點開項目征集的通知文件,眼睛一下子就瞄到一行之前從未見過的文字——“項目需要將目光對準留守兒童、留守婦女、留守老人,并針對三留守群體設(shè)計公益服務(wù)項目......”
 
我滿臉懵逼,傻了眼。
 
原來之前我開始做工作的時候根本就沒有關(guān)注通知上寫了些什么,想當然地犯了經(jīng)驗主義的錯誤。
 
于是完全搞錯了方向,在項目設(shè)計書里大談特談什么關(guān)愛殘障人士、推動無障礙化出行......
 
這就是典型的只重視效率,而喪失了效能的例子。
 
搞不清楚應(yīng)該做什么,朝哪個方向去做,使用再多的方法、工具都毫無意義。
 
可見,做正確的事情要比把事情做得正確更為重要。
 
 
02 注意墨菲第二定律
 
通常,人們往往對完成任務(wù)所需要的時間抱樂觀態(tài)度,也總是希望別人能夠比實際可能的要更快一點完成任務(wù)。
 
這就是著名的墨菲第二定律:“每件事情做起來都比原來想象的要多花費時間”。
 
關(guān)于不切實際的時間預(yù)算,我有著切身的體驗。
 
因為我不僅是一個不遲到會死星人,還是一個重度的類拖延癥患者。
 
之所以說我自己是類拖延癥患者,是因為我身上的癥狀不同于常見的拖延癥——我往往會在一項任務(wù)最后10%的時間內(nèi)完成這項任務(wù)。
 
不是因為拖延著不想做,而是前90%的時間我都效率奇低,大量的時間都在檢索資料、搜集素材和頭腦風暴中度過了。
 
那90%的時間,其實就是我完成一項工作的隱性時間成本。
 
可是之前很長一段時間里,我都以為自己其實是一個純粹的拖延癥患者,而我完成一項工作所需要的實際時間,也是只有最后10%那么長。
 
這種對于自己錯誤的判斷,導(dǎo)致我經(jīng)常和別人約定一段很短的時間來完成工作,想借此逼自己治愈拖延癥。
 
結(jié)果,在經(jīng)過好多次完不成工作的食言后,我漸漸意識到了:正是有了前90%的類拖延行為,我才能在最后10%的時間里干凈利落的完成工作。
 
原來我做事情真的沒有很快。
 
 
03 學會選擇性忽略
 
對各種問題和需求的反應(yīng)要切合實際,并要受制于情況的需要。
 
有些問題如果你置之不理,相信我,它們會自己消失的。
 
你們有沒有過郵件塞滿郵箱不知道先回復(fù)哪一個,微信未讀消息的紅圈圈密密麻麻,兩個工作企鵝號同時閃動、收到消息的滴滴聲此起彼伏的經(jīng)歷?
 
每次協(xié)調(diào)一個超10人完成的工作,我的手機就會被呼叫到爆。
 
針對一個活動的不同環(huán)節(jié),10個人各有分工,每個人都會負責幾個具體的事務(wù),每個人針對每個不同的事務(wù),又會各提出幾個不同的疑問。
 
我需要做的,就是一一解答這些疑問,好讓整個活動的各個環(huán)節(jié)暢通連接,讓活動高效有序開展。
 
可是人的精力是有限的,同時面對幾百個問題,我?guī)缀醍a(chǎn)生了關(guān)掉手機的沖動。
 
于是這個時候,我往往會采用選擇性忽略的方法。
 
大家應(yīng)該都聽說過了重要緊急矩陣,也叫重要緊急四象限。
 
 
我通常會在頭腦中運用四象限對問題進行簡單快速的定位,然后只挑選那些位于一二象限的問題作答,也就是只選擇重要的問題作答。
 
大多數(shù)情況下,那些位于第三象限,處于緊急但不重要狀態(tài)下的事件,在我處理完重要事件之后回過頭來打算處理的時候,幾乎都已經(jīng)得到了妥善的解決。
 
對話框里多半已經(jīng)蹦出“已解決/OK,沒事了,已經(jīng)搞定~”的字樣,是不是很省心?!
 
至于那些不重要也不緊急的事情,就看心情吧~
 
其實這種辦法我很少用,一來不常遇到消息爆滿的情況,二來總覺得對人家是種欺騙,仿佛心里過意不去似的。
 
但其實這里又涉及到McKinsey&Company的另一個時間管理技巧——大膽授權(quán)。
 
我選擇忽略的那些事件,不僅僅是因為它們不重要,更主要的原因是我相信問出這個問題的人有能力自己妥善解決。
 
這就是一種變相的授權(quán)。
 
很多能力超群的管理者每天不眠不休的工作,最后被雞毛蒜皮的小事壓垮,很多都是不懂授權(quán),不放心把工作交給別人。
 
其實人家對這件工作的處理未必在你之下,學著選擇性忽略一些三四象限的工作,大膽完整授權(quán)。
 
從這里面解脫出來的寶貴時間完全可以被用來處理更多重要的工作!

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