管理者要排除外部干擾,拒絕時(shí)間“碎片化”
2018-09-01 10:34 來源:http://m.sustainablelifeonearth.com/ 閱讀: 次
當(dāng)下班的時(shí)間到了,你是不是會(huì)經(jīng)常感慨:“我還什么都沒干,怎么一天就過去了?”你之所以不能集中精力做 事,有時(shí)實(shí)在是因?yàn)楣ぷ鬟^程中所受的干擾太多。……
比如,老板突然交代一件事情,或者下屬有事求助;再加上缺乏自制力,在用電腦時(shí)被各種新竒的新聞“勾 引”,見了有趣的文章又忍不住要點(diǎn)一下、轉(zhuǎn)一下、評論一下……結(jié)果,時(shí)間就這樣浪費(fèi)了。
如何杜絕或?qū)⑼獠扛蓴_降到最低呢?
對于那些來自下屬的干擾造成的精力分散,只需要表明自己的態(tài)度,讓他們知道一天中的某個(gè)時(shí)間,比如下午2 點(diǎn)到4點(diǎn)你可以被打擾,而不是每10分鐘就被打擾一回。這樣,在其他時(shí)間,你就可以真正地做一些工作了。畢竟,上級 不會(huì)總是分配一些臨時(shí)任務(wù)來打擾員工,同級也不會(huì)總是無綠無故干擾你,他們都有自己的工作要做。
相比之下,戰(zhàn)勝自己散漫自由的習(xí)慣更難的。你不妨從以下幾點(diǎn)著手:
1. 寫下當(dāng)天的任務(wù)單
將任務(wù)單擺在桌子顯哏處,不斷提酲你要集中注意力。
2. 精確時(shí)間分配…
任務(wù)單上要寫清楚各頂工作的完成時(shí)間(如11點(diǎn)半前),而不是五六頂工作統(tǒng)統(tǒng)“今天”完成。萬一因?yàn)橐馔鉅?況出現(xiàn)拖延,也需要在后面的工作中盡量補(bǔ)回時(shí)間。
3. 把QQ、MSN設(shè)置成離線或者正在工作的狀態(tài)
最好把聊天軟件設(shè)置成隱身或者正在工作的狀態(tài),這樣對方就會(huì)改成給你發(fā)郵件或者在你不忙的時(shí)候找你。另 外,關(guān)閉不需要的程序也可以幫助你集中精力。
4. 私人電話長話短說
“有事嗎?好的,知道了。再見! ”試試用這三句話應(yīng)付私人電話◊如果對方還喋喋不休,可以說:“我現(xiàn)在在 上班,有空咱們再聊◊”
5. 清理電腦收藏夾
打開你電腦上的收藏夾,是不是有你的微博地址、感興趣的論壇地址、常逛的購物網(wǎng)站?刪除它們。要上,下班 回家再上。
打開你電腦上的收藏夾,是不是有你的微博地址、感興趣的論壇地址、常逛的購物網(wǎng)站?刪除它們。要上,下班 回家再上。
小測試:你的工作效率如何
每道題10分,答案為“從不”得1分,“偶爾”得3分,“有一半時(shí)間”得5分,“多數(shù)時(shí)候”得8分,“總是”得 10分。
A. 膳食:因?yàn)橹被蛱Χ荒艹燥,我跳過了早餐或午餐。
B. 期限:我誤了期限或在我承諾的時(shí)間內(nèi)沒有完成任務(wù)。
C. 梢磨時(shí)間:當(dāng)有日桐可以消磨的時(shí)候,我會(huì)浪費(fèi)時(shí)間,事后會(huì)非常自責(zé)。
D. 壞運(yùn)氣:當(dāng)丟失某種東西或出現(xiàn)意外,比如丟失哏鏡或者計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí),我會(huì)放下所有的事情來關(guān)注這 個(gè)問題一一即使它會(huì)耽誤1〜2小時(shí)。
E. 拖延時(shí)間:當(dāng)對一頂任務(wù)或工作感到恐懼時(shí),我會(huì)一再地拖延時(shí)間。
F. 靈活性:當(dāng)有一個(gè)突發(fā)的危機(jī)需要注意的時(shí)候,我會(huì)改變計(jì)劃,在處理好其他小事后再著手處理。
G. 時(shí)間意識:在工作的時(shí)候我會(huì)忘了時(shí)間。
H. 雜亂:由于雜亂而導(dǎo)致不能在辦公室有效率地工作。
I. 會(huì)議:在會(huì)議上花費(fèi)了過多的時(shí)間。
J. 行程安排:在一天為自己安排了過多的行程,使得自己總是習(xí)慣性地遲到。
將你的得分匯總。起過60分表明你嚴(yán)重缺乏工作效率。起過80分則說明你在管理層待不了多久了。大多數(shù)新任管 理者的得分在40〜60分之間,表明他們具備一定的時(shí)間組織能力,但需要進(jìn)一步提高。假如你的得分在40分以下,那么你 的工作效率不錯(cuò)。
自動(dòng)自發(fā),刷“參與感”
上周五,市場部老總交給譚群一個(gè)難題,要他盡快寫好解決方案并做出書面匯報(bào)。為此,整個(gè)周末譚群都坐在電腦邊找資料、動(dòng)腦子,終于寫出了一個(gè)讓自己都覺得很興奮的方案。
周一他正在進(jìn)一步完善方案,市場部老總就把他叫了過去,指示他如何解決上周布置的難題。原來,老總周末也 沒休息好,也在想方案。
巧合的是,市場部老總所說的方法和譚群所想的90%相似,連順序都相似。
雖說英雄所見略同,但譚群心里幷不得意。在執(zhí)行中,他總感覺自己當(dāng)初想方案時(shí)的那股興奮勁兒不見了一一盡 管他深知不應(yīng)該這樣。
同樣的方案,為什么按照上頭的指示去做就沒有那么興致勃勃了呢?
譚群想了很久,終于想明白了:按照上級的指示去做,缺少參與感,沒有成就感;人人都不喜歡機(jī)械地執(zhí)行命 令,更愿意按自己的意思出牌◊他進(jìn)一步想:那么我在管理工作中,是不是也應(yīng)該多讓員工參與,讓他們擁有更多成就 感?
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