淺談企業(yè)財務(wù)管理中日常費用管理

前言

日常費用報銷是企業(yè)經(jīng)營活動中必不可少的一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，費用報銷手續(xù)的規(guī)范與否直接反映出企業(yè)內(nèi)控工作開展的成果。從現(xiàn)在市場經(jīng)濟的發(fā)展的趨勢上看，加強企業(yè)內(nèi)控、規(guī)范費用管理尤為重要！

在企業(yè)各類費用中，辦公費用、交通費用、業(yè)務(wù)招待費用、差旅費等費用是企業(yè)經(jīng)營中發(fā)生最為頻繁的費用，此類費用金額大都不大，票據(jù)來源廣泛，也是我們審計工作中較為關(guān)注的一方面。在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)部分發(fā)企業(yè)的費用報銷存在不規(guī)范的情況，例如：費用報銷的票據(jù)不規(guī)范，費用報銷的手續(xù)不建全，審批人員責任不清晰等現(xiàn)象。就上述情況，對各類費用的規(guī)范化管理就顯得十分重要。

 

一、辦公費用

辦公費用反映單位購買日常辦公用品、書報雜志的支出，以及日常印刷費支出等，同時也是企業(yè)經(jīng)濟活動中發(fā)生的最為頻繁的一項費用。經(jīng)辦人員在購買辦公用品時，必須從正規(guī)的銷售渠道取得采購發(fā)票并附采購清單，辦理費用報銷時應(yīng)將發(fā)票和采購清單一起做為報銷用的原始憑證，填寫費用報銷單，并經(jīng)相關(guān)主管人員簽字確認后交與財務(wù)部門審核后進行報銷（注：企業(yè)若對有關(guān)主管人員予以相應(yīng)的授權(quán)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)要求辦理簽字手續(xù)）。

辦公用品購入后交由企業(yè)行政部門進行統(tǒng)一管理，進行臺賬登記。行政部門根據(jù)經(jīng)辦人提供的采購清單與實物核對無誤后進行辦公用品入庫臺賬登記，在各部門領(lǐng)用辦公用品時登記企業(yè)辦公用品的領(lǐng)用臺賬的登記。辦公用品管理也因與固定資產(chǎn)一樣定期進行盤點。

特別提醒：若各綜合類商場超市開據(jù)的僅填寫“辦公用品”字樣無明細清單的發(fā)票，將會作為業(yè)務(wù)招待費用進行核算。

二、交通費用

交通費用包括公司車輛費用、各部門報銷的交通費用。

車輛費用反映企業(yè)在經(jīng)營中產(chǎn)生的加油費用、過路（橋）費用、停車費用、養(yǎng)護費用和車輛保險費用。企業(yè)車輛應(yīng)有專人進行管理，建立車輛檔案，對車輛的保養(yǎng)維修情況、行駛公里數(shù)、交通事故情況、行車人員和行車事由等與車輛使用有關(guān)的內(nèi)容進行詳細登記。使用加油卡企業(yè)應(yīng)實行專車�？�，逐筆記錄加油充值時間及行駛的公里數(shù)。經(jīng)辦人員辦理車輛費用報銷時，應(yīng)由經(jīng)辦人填寫費用報銷單據(jù)，注明報銷事項（例如：養(yǎng)護原因，維修部件等），由相關(guān)主管人員簽字后交由財務(wù)部門審核后方可進行費用報銷。

各部門交通費用反映各部門因業(yè)務(wù)需要而產(chǎn)生外出交通費用，一般為企業(yè)所在地的市內(nèi)交通費用。經(jīng)辦人員在辦理市內(nèi)交通費用報銷時，將外出時取得的市內(nèi)交通票作為原始憑證，填寫費用報銷單并注明外出事由和辦事地點，由相關(guān)主管人員簽字后交給財務(wù)部門審核后方可進行費用報銷。若因緊急需打車前往，因經(jīng)主管人員同意后方可打車出行。

三、業(yè)務(wù)招待費用

業(yè)務(wù)招待費用是企業(yè)為生產(chǎn)、經(jīng)營業(yè)務(wù)需要而支付的應(yīng)酬費用，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中必不可少的一項費用支出。根據(jù)稅法的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的業(yè)務(wù)招待費支出,按照發(fā)生額的60%扣除，但最高不得超過當年銷售(營業(yè))收入的5%。

業(yè)務(wù)招待費包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中需要而宴請的餐費開支、贈送紀念品的開支、旅游景點的開支等。企業(yè)在報銷業(yè)務(wù)招待類費用時，應(yīng)將從正規(guī)渠道開據(jù)的餐費，禮品，景點門票作為費用報銷的原始憑證，填寫費用報銷單并注明招待單位及招待事由，來客人數(shù)，陪客人數(shù)等相關(guān)信息，由相關(guān)主管人員簽字后交給財務(wù)部門審核后方可進行費用報銷，可以要求派出單位向接待單位發(fā)出公函，告知內(nèi)容、行程和人員。

特別提醒：因業(yè)務(wù)招待購買的煙、酒、茶、饋贈禮品等應(yīng)列入招待費用，企業(yè)對所購入的煙、酒、茶、饋贈禮品也應(yīng)進行專人管理，進行臺賬登記，逐筆記錄入庫及領(lǐng)用情況。

四、差旅費用

差旅費是指企業(yè)工作人員因生產(chǎn)經(jīng)營需要臨時到常駐以外的地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的交通費、住宿費、伙食補助費等。

企業(yè)需根據(jù)業(yè)務(wù)需要編制“出差申請單”，列示出差地點、事由、天數(shù)、出差所需備用金，出差人員應(yīng)完整的填寫申請單經(jīng)主管人員審批后方可出差。出差前可憑審批后的“出差申請單”，填寫“借款申請單”經(jīng)財務(wù)主管批準辦理出差備用金的借款事項。出差事項完結(jié)后出差人員憑證有效的出差票據(jù)填寫差旅費報銷單經(jīng)相關(guān)主管人員簽字后交由財務(wù)部門審核，辦理費用報銷，清還借款。

企業(yè)管理部門應(yīng)根據(jù)出差人員職務(wù)明確訂立各類人員的費用標準，如：出差人員的交通工具標準、住宿標準、出差補助標準。出差人員根據(jù)各自職務(wù)進行費用報銷。

 

溫馨提醒：
 

1、在辦理各類報銷業(yè)務(wù)時應(yīng)要求出票單位開據(jù)本單位名稱（全稱）的發(fā)票，取得發(fā)票后應(yīng)及時至財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，減少費用跨期現(xiàn)象。

2、自2016年5月份稅務(wù)改革后“辦公用品，加油費，住宿費”均可要求開據(jù)增值稅專用發(fā)票。

結(jié)語：2016年，我們開拓了新的業(yè)務(wù)——咨詢服務(wù)。我們根據(jù)企業(yè)要求，針對企業(yè)內(nèi)控方面的不足為企業(yè)量身定制了財務(wù)管理制度，幫助企業(yè)構(gòu)建更完整的財務(wù)核算體系。2016我們開拓創(chuàng)新，2017我們將繼續(xù)揚帆起航！